29/09/2009

P.E.C. - Informazioni generali e scadenza termini

Cari Colleghi,

Opportunità ed obbligatorietà della Pec

come sapete, Pec è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata, ed indica un sistema di <<trasporto>> di documenti informatici che, pur presentando analogie con il servizio di posta elettronica tradizionale, se ne discosta per il fatto che il relativo Gestore certifica, con le proprie ricevute, ed a valore legale:

• che il messaggio è stato spedito;
• che il messaggio è stato consegnato;
• che il messaggio non è stato alterato.

La Pec, dunque, grazie alle sue caratteristiche intrinseche di sicurezza, sarà lo strumento ideale di invio di comunicazioni agli Avvocati e tra Avvocati e consentirà un abbattimento non soltanto dei tempi, ma anche dei costi connessi alla spedizione/ricezione delle tradizionali racc. a/r.

Del resto, oltre che opportuna, la disponibilità per ogni Avvocato di un indirizzo di casella di Pec - di cui dotarsi entro il  novembre 2009 - è anche stata resa obbligatoria dal combinato disposto degli artt. 16 comma 6 L. 2/2009, 51 D.L. 25/06/2008, N. 112, convertito in L. 06/08/2008, n. 133.

Il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova – valutate le opportunità di mercato - ha, infine, ritenuto di stipulare, nell’interesse degli iscritti, convenzione con Lextel S.p.A. concernente l'attribuzione a tutti i Colleghi di una casella di Posta Elettronica Certificata (Pec), generata sul dominio, appositamente prescelto ed accreditato, <<ordineavvgenova.it>> e dotata delle seguenti caratteristiche, non comuni e peculiari:

1. utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs e HTTPs (pertanto, tutte le comunicazioni sono protette perchè crittografate e firmate digitalmente);
2. garantisce il servizio aggiuntivo di Help Desk telefonico, operativo dal Lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 20.00 ed anche il sabato, dalle 9.00 alle 14.00;
3. garantisce anche il cosiddetto "Servizio aperto" (la casella può ricevere/inviare mail da/a indirizzi di posta elettronica tradizionale e non solo da/a indirizzi di posta elettronica certificata);
4. dispone di "SMS di notifica" (tutti i giorni, in un orario impostato dall'Avvocato, gira un task - programma automatico - che legge le caselle di Pec e, nel caso in cui rinvenga almeno un messaggio non letto - presente nella casella certificata ed inviato da altro indirizzo certificato - invia un SMS di notifica al numero di cellulare scelto dall'Avvocato);
5. custodisce anche un "Archivio di sicurezza" (vero e proprio backup del contenuto della mail, comprensivo di testo ed allegati, e non solo dei dati relativi ai LOG: mittente, destinatario, data, ora, oggetto della mail);
6. se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Giusto quanto illustrato, da ultimo, anche nella comunicazione in data 03/09/2009, inviata agli Avvocati genovesi direttamente dalla Gestione Pec Visura S.p.A., le caselle di Pec individuali sono formate da nome.cognome@ordineavvgenova.it, e saranno accessibili dal sito https://postacertificata.ordineavvgenova.it (ovvero  da Outlook Express, previa opportuna configurazione del programma utilizzato da ciascun Avvocato, seguendo le istruzioni ricavabili dal sito:  www.visura.org/downl/PEC_conf_outlook_AVV_Genova.pdf ).

Gratuità per il primo anno

Oneri (eventuali) forfetari e ridotti per gli anni successivi

In punto economico, preme sottolineare che, per il primo anno, l’onere relativo all'attribuzione delle caselle agli iscritti è stato assunto a carico dell'Ordine, mentre per gli anni a venire è stato sin da ora pattuito un costo forfetario a carico di ogni singolo Avvocato (senza che rilevino la quantità o la dimensione dei messaggi spediti o ricevuti dai singoli fruitori) di € 4.50 + IVA a casella.

Peraltro, il costo relativo agli anni successivi al primo riguarderà unicamente gli Avvocati che abbiano attivato la casella di Pec sul dominio personalizzato ordineavvgenova.it, ed inteso mantenerla attiva.

Sulla scorta di tanto:

1. a coloro che non siano interessati alla casella di Pec convenzionata - anche per essersi già dotati di una eventuale autonoma –, sarà sufficiente non attivare quest'ultima;
2. al contrario, gli iscritti che intenderanno approfittare dell'opportunità garantita loro dal Consiglio, potranno procedere all'attivazione seguendo le istruzioni descritte nella circolare 03/09/2009, sopra citata, e – come infra specificato – comunicare al Consiglio stesso di aver provveduto in tal senso.

Modalità di attivazione della Pec convenzionata

In particolare, essi potranno:

• collegarsi al sito https://postacertificata.ordineavvgenova.it/relm.webreg/ordini/home_ordini.jsp;
• inserire nelle apposite voci "User Id" e "Password" individuali, comunicate sempre a mezzo della cennata circolare;
• leggere ed accettare la liberatoria che apparirà a video.

In questo modo, eseguiti tutti i passaggi prescritti, entro 24 ore la casella di Pec convenzionata sarà attiva a tutti gli effetti; dal sito https://postacertificata.ordineavvgenova.it potrà poi effettuarsi il cambio della Password.

In caso di necessità, si potrà comunque interpellare il Customer Care, al 06/4547581.

Comunicazione al Consiglio

Come ricorderete, nel mese di giugno u.s. avevamo richiesto a tutti gli iscritti di comunicare al Consiglio gli estremi della casella di Pec (e quindi della sola casella di Posta Elettronica Certificata) di cui fossero già dotati.

Alcuni Colleghi hanno già provveduto.

Siamo, quindi, a reiterare tale invito a coloro che tanto non abbiano ancora effettuato.

In particolare, nel più breve tempo possibile e comunque entro la fine del prossimo mese di ottobre tutti gli Avvocati dovranno procedere a comunicare al Consiglio l’indirizzo di Pec di cui si siano dotati (come da artt. 16 comma 6 L. 2/2009, 51 D.L. 25/06/2008, N. 112, convertito in L. 06/08/2008, n. 133).

Essendo ritenuta imminente l’emanazione del decreto ministeriale che darà attuazione alle norme summenzionate (artt. 16 comma 6 L. 2/2009, 51 D.L. 25/06/2008, N. 112, convertito in L. 06/08/2008, n. 133), il Consiglio dovrà a propria volta tempestivamente comunicare all’Autorità Giudiziaria l’elenco delle Pec di tutti i propri iscritti, come dagli stessi formalmente comunicate, onde consentire che possano andare a regime “telematico”:

a)      le comunicazioni  di biglietti di cancelleria e le notificazioni (anche relative a pratiche gestite in via cartacea e non telematica), ex art. 170 c.p.c. (comunicazioni e notificazioni nel corso del procedimento);

b)     le notificazioni ex art. 192 primo comma c.p.c. (notificazioni di avvenuta nomina) ed ogni altra comunicazione al C.T.U.;

c)      le notificazioni previste dall'art. 17 comma 1 e 2 del D. LGS. N. 5/2003 (rito societario).

In merito, preme rammentare che – una volta emanato ed entrato in vigore il provvedimento attuativo - la sanzione prescritta per chi non si sarà dotato e/o non avrà comunicato tempestivamente al Consiglio il proprio indirizzo di Pec sarà particolarmente gravosa: le notifiche e comunicazioni di cui sopra gli verranno validamente eseguite tramite deposito in cancelleria (nonostante la sostanziale impossibilità di prendere conoscenza del provvedimento).

* * *

E’ mia opinione che quello delle comunicazioni e notificazioni telematiche costituisca un altro importante tassello nella composizione del Processo Civile Telematico.

Essa consentirà, infatti, tra l’altro di disporre dei provvedimenti:

1. in tempo pressocchè reale (abbattendo i costi di lavorazione e di trasmissione del cartaceo);
2. in contemporanea tra difensori delle diverse parti (evitando le discrasie che si creano in ragione delle diverse collocazioni degli studi);
3. auspicabilmente in versione integrale anziché in mero stralcio;
4. in modo di certo più intelleggibile.

Inoltre, la modalità telematica di tali trasmissioni renderà gli operatori della Giustizia più avvezzi all’utilizzo dell’informatica, e condurrà alla velocizzazione dei tempi processuali.

A tal riguardo, rinnovo a tutti gli iscritti l’invito a voler comunicare al Consiglio la volontà di procedere alla redazione di atti telematici e, quindi, una volta dotatisi di firma digitale su smart card o pen-drive, a voler partecipare ai corsi di formazione che l’Ordine organizzerà sul software ministeriale Redattore Atti, acquisendo altresì l’accreditamento presso il Ministero della Giustizia.

E’ indubitabile che quanti più Avvocati utilizzeranno questo strumento, quanti più Magistrati si interfacceranno con loro, quanti più cancellieri verranno coinvolti nel Processo Civile Telematico, tanto maggiore sarà il contributo al giovamento dell’operatività della Giustizia, in tutte le sue componenti.

Vi rendo altresì noto che il nostro Consiglio dell’Ordine sta operando al fine di adottare, già nei prossimi mesi, presso il Tribunale di Genova, il sistema di generazione della nota di iscrizione a ruolo con codice a barre.

Tale sistema consentirà di sintetizzare tutti i dati relativi alla nota stessa, e di renderli acquisibili dalle Cancellerie attraverso un semplice lettore bidimensionale (già ordinato per il tramite del Consiglio ed in procinto di essere fornito), in maniera istantanea e senza possibilita' di errore.

Sarà cura del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Genova darVi indicazioni circa il software da utilizzare al riguardo, e circa le modalità operative da seguire.

Auguro a tutti un buon lavoro (telematico).

Mauro Ferrando

Consigliere dell’Ordine degli Avvocati di Genova

Referente per l’Informatica